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[K/3] [分享知识 原创连载]金蝶K/3 HR的实施历程,好好总结下。如有说得不好的地方请多包涵

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发表于 2013/7/12 16:21:29 | 显示全部楼层 |阅读模式

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本帖最后由 wsj200317 于 2013/8/15 14:31 编辑

个人简介:制造业内部IT工程师
连载主题:金蝶K/3HR的实施历程
发布频率:1-2周
首次发布日期:7月22日
计划发布在那个板块:金蝶
更新周期:周
本连载的亮点是:经验教训

       从系统选型到现在勉强正常运行,差不多四年的时间了,一路走来磕磕碰碰。一直以为只是一个小项目,没有切头切尾的总结过。借这个机会,给自己好好总结下,由于距当年的实施已经有相当长的一段时间了,有好多遇到的问题以及解决方案的细节一时半会也想不起来了。如有说得不好的地方请多多包涵,欢迎指正,请各位大侠多多指导。

本帖被以下淘专辑推荐:

 楼主| 发表于 2013/8/5 09:18:28 | 显示全部楼层
本帖最后由 wsj200317 于 2013/8/5 09:24 编辑

二、        选型
        选型小组成立,成员有公司副总经理、人力资源部经理、IT部门经理及分管主管。组长有人力资源部经理担任,副组长是IT部门经理。计划用时3个月完成选型。公司的CRM系统、ERP系统(其中的人事模块没有使用,一是功能简单,二是不适合集团化管理)已经使用有五六年,现如今也已经不适应公司的发展,也到了该考虑更换系统的问题,但还没确定时间表,所以此次选型不考虑和旧系统做接口,也不考虑和将来的其他信息系统做接口。只是为了解决目前的困难而选择一个相对实用的系统,计划使用2-3年,一是借助这个系统捋顺公司的人力资源管理,也为将来上更好的系统做准备,等上新的ERP系统的时候再重新考虑换掉HR系统。居于以上这些考虑,因此在资金投入方面就会少很多。
选型工作开始,首先是整理需求,先由人力资源内部各职员提出需求,然后向各个部门发出需求调查表,根据反馈结果汇总需求,最后开会讨论整理需求,得出企业最终的需求报告。
本次选型确定按招投标的方式来完成。由于本次计划投入资金有限,国外产品价格相对较高,因此只考虑国内的产品。经讨论确定要考察的产品,向有关公司发放调研邀请函。经过了软件公司专家顾问来本公司多次调研,产品演示,以及到其他和本公司有类似业务的相关企业现场考擦。举办招标会,结合公司的需求、计划投入的资金、软件公司的解决方案、实施顾问以及合作模式,最终选定金蝶K/3这款软件。它的亮点是:一、人事管理和考勤管理比较成熟,能支持集团化管理,培训发展管理和能力素质模型是公司将要重点提升管理的方向,从产品演示来看比较金蝶的表现比较好;二、金蝶承诺由经验丰富的专家担任实施负责人;三、可以和我公司建立合作伙伴关系,打造样板客户;四、可预见的二次开发量相对较少;五、价格方便比较符合公司的预算。
       总的来说选型经历以下几个步骤:一、成立选型小组;二、确定企业的需求;三、选择合适的软件供应商;四、做好先期调研;五、考虑产品的扩展性和可维护性;六、比较服务;七、考虑价格。
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 楼主| 发表于 2013/7/22 10:19:51 | 显示全部楼层

一、 背景

      公司在不断的成长,现已经有7家子公司,除了母公司,其它子公司都没有使用人力资源管理系统。母公司现在用的系统是单机版的简单的人事管理系统,只对人员信息档案做了简单的管理和薪酬发放的记录。很多人事信息无法在系统中记录,纸质档案很多,不便管理;薪酬重复核算多次,效率低下。没有使用考勤管理模块,考勤的业务流程虽说也走了工作流,但没有和打卡记录结合,所以所有考勤数据都需要手工统计,用时长,容易出错;考勤是由各部门考勤员汇总上报的,也存在造假的风险。招聘、培训、绩效等业务工作都有各事业部、各职能部门独立负责,人力资源部无法实时监控。很多报表都需要手工编制,数据不准确,且需要各级子部门逐级上报,最后人力资源部汇总。目前更换人力资源管理是大家的共识,已经到了必须要换的地步。也得到了公司领导的认可和支持。公司员工已经近千人,并且公司即将上市,未来几年的发展会很快,对人才的需求会更多,目前母公司整个人力资源部只有6个人,没有一套好的管理系统来辅助管理,后果可想而知。

点评

没有完整版的,实施的时候没有用心的记录,趁这个机会才开始整理的。有空就写写,会比较慢哈,请见谅!  发表于 2013/8/27 16:34
很有价值;宝贵的总结;很有价值;宝贵的总结;  发表于 2013/8/14 06:43
你们HRMS现在上线了么?感觉HRMS已经到了非上不可的阶段了;选型定了么?  发表于 2013/7/28 12:14
期待你的后文;没有发布完整么?  发表于 2013/7/28 11:51
 楼主| 发表于 2013/8/5 09:22:58 | 显示全部楼层
     10年9月份上线,上线之后几乎每年都做一次大的调整,对系统是很大的考验,这可能是我们这类型的中小企业的现状吧,总是尝试着各种改变。

点评

变动总伴随着阵痛,蚕蛹成蝶也是需要经历这样的一个过程。你们也从中学习到了不少知识,也积累了不少宝贵的经验。  发表于 2013/8/15 15:02
 楼主| 发表于 2013/8/15 14:19:01 | 显示全部楼层
本帖最后由 wsj200317 于 2013/8/15 14:25 编辑

三、        项目启动
         一月初,项目正式启动,召开了一个启动大会,甲方参加的人员有公司常务副总、人力资源部相关人员人、IT部门相关人员;乙方参加的人员有区域负责人、项目经理、实施顾问等。领导简短发言过后项目正式启动。先进行了为期两天的系统培训,简要介绍了系统各个模块的功能以及重点介绍了人事管理模块。硬件也已经配置到位,由于预算所限,所有程序包括数据库全部安装在同一台服务器上。
实施首天,软件供应方来了两个顾问,一个是负责实施我们这个项目的,另一个一看就是跟随学习的新职员。我方参与实施的有人力资源部经理、人事专员、公司内部IT工程师。刚开始实施,为了保证系统的纯净,先建立了一个测试的账套,在测试库运行顺利后再进行正式库的设置。
最先实施的是人事基础模块,首先进行组织的规划,主要有职务体系、组织架构、职位体系、职称体系。在这之前先对系统参数进行了设置。这是一些最基础的设置,将影响系统后续的应用,必须经过人力资源部经理亲自确认才进行操作。在设置组织规划前,先设置【系统设置】->【系统参数】->【组织规划】。
接下来构建集团职务体系,尽管以前也有职务体系,但划分得不明朗,有很多不合理的地方,这次重新划定经过多次讨论多次修改才最终定案,即便这样在系统运行几个月后还是又做了一次小的调整。金蝶系统的职务体系可以看作是职位体系的上一层的划分,是具有同一种分类属性的多个职位的集合。打开职务体系,选择集团节点,首先增加职务类型,最终确定并延续到现在的有七大类型,分别是:管理类、顾问类、职能类、生产类、销售类、技术类、后勤服务类。接下来在职务类型的基础之上增加职务,这就是显示在任职信息里的职务,每种职务类型可以增加多种职务,比如管理类可以增加高层管理职务、中层管理职务等,技术类职务又可分为技术主管职务、研发技术职务、生产技术职务等。
构建完职务体系后接下来构建组织架构。HR系统的组织架构是一切运行的基础,按理说公司都运行了20多年了,应该有个完备而清晰的组织架构了,但事实上私企不像国企、国家事业单位那样各个机构各个部门那么明朗那么稳固。我们公司的部门是一年一次大调,N次小调。企业在不断发展,部门的调整总是怎么舒适怎么来,没有长期的规划,这对系统是个很大的考验,对于以后各种数据的统计也是个问题,没有很好的延续性。在实施初期,公司的总体情况是这样的,有一个集团总部,总部下面有四个事业部,六个全资子公司和一个合资子公司,还有几个职能部门,职能部门是面向所有部门服务的,事业部下面还分有生产、研发、设计、综合管理等各个部门,另外其中四家全资子公司是属于其中的一个事业部的,其中一家子公司的办公地址和集团总部是在一起的。总的来说是集团总部下面分有几个事业部,事业部下面有子公司,集团总部下面也有子公司。刚开始实施的时候可能是经验欠缺,没有深入的思考,按部就班的建立各个组织单元,在随之实施不断深入,出现的问题越来越多,比如组织架构图问题、权限设置问题、统计报表问题等,不得一次又一次的调整,每次调整都付出了大量的时间。金蝶系统的职位是挂靠在部门上的,部门有变动意味着职位有变动,从表面上看职位名称没有任何变化,但实际上系统记录的ID和原来的已经不一样了。而权限的设置是依附于职位的,也就是说给某个人授权就等同于给某个职位授权,所以部门调整带来的后续问题非常的多,系统的耦合度越高,牵涉到的范围就越广越深。设置完组织架构,系统会自动绘出组织架构图,并且每个拥有权限的用户可以自定义组织架构图的显示方式,从组织架构图中可以展开查看组织的负责人、组织下的职位列表、人员信息和下级组织信息等,遗憾的是最多只能显示五层组织,如果组织设置的层级过多,通过组织架构图无法完全查看所有组织,正是由于这个原因,在设置组织机构的时候曾经有意把组织架构控制在五层以内,后来在实际的使用过程中,发现这个组织架构的使用率很低,没有实际意义,也就不再控制组织的层级了,再后来由于权限控制的细分,甚至把组织设到了八层;另一个遗憾是不能在组织架构图中列出所有组织人员的名单,因为使用习惯,公司发布具体到某个部门组织架构图的时候,会在图上列出组织下的所有人员名单。以下附带几张调整过程的中组织架构图(简略):

组织架构变迁图

组织架构变迁图

点评

按照职务和按照主管是两种不同的思路;各有优缺点;你按照职务后期维护就麻烦一点,特别是针对变动比较大的企业;之前一个公司后面甚至重新实施了;  发表于 2013/8/15 18:10
HR系统的实施某种程度比其他业务模块还要难,因为管理的是人;才财务之类的都是有规则的;  发表于 2013/8/15 18:09
很有借鉴、参考的价值,期待你的后文  发表于 2013/8/15 15:03
 楼主| 发表于 2013/8/27 16:24:42 | 显示全部楼层
本帖最后由 wsj200317 于 2013/9/16 09:47 编辑

       四、职位体系的设置。职位依附于部门,同一职位在不同部门系统会视为不同的职位,比如生产一组的工长和生产二组的工长,虽然同为工长,但系统内部保留的职位编码是不一样的,导致要统计公司有几位工长就成为困难。同一部门下不能有两个一样的职位名称,比如IT部下面有几个小组,每个小组都有组长,但职位名称不能都叫做组长,原先公司的职位体系就只用一个组长就够了,现在换了金蝶系统后要明确到XX组长,比如通讯组组长、网络组组长、信息组组长等。这样的设置造成系统授权上比较麻烦,要么就得挨个授权,要么就得建立一个组,给组授权,岗位很多,要建立的组也就很多,管理起来也就不方便了。在设置职位体系前,先设置职位分类属性,这有利于对职位的统计。职位分类属性的设置不能在IE版的K/3上设置,要登录到“金蝶K3精益版”进行设置,无形中又增加了不少的麻烦。在【基础数据管理】->【基础资料分类】中进行设置。在【公用业务类型】里可以新增,在【基础资料分类】里就可以引用。选中具体的某一个部门可以增加负责人职位,一个部门必须有一个负责人职位,当你新增一个部门的使用系统就要求你输入一个负责人的职位。当然,可以有多个负责人职位。选中职位可以看到下级职位,在新增职位的时候可以设置职位代码,也就是企业内部自己编的代码,我们公司原先有,但这次放弃不用了。选择职务类型,选择相对的职务。然后选择职务分类属性,职位分类属性也不是必须的,但为了方便以后统计,建议还是要使用,这里还可以设置编制,设置职位的生失效日期。在修改职位信息的页面还可以修改职位的历史编制,具体到某年某月的编制数。点击某一个部门,在右侧会以图形的形式显示部门下面的各个职位以及上下级的关系,并且能够显示出编制数和目前在编人数,这个看起来比较舒服,但有个很大的缺点,就是只能显示这个部门下的职位,不能显示下级部门的职位,非常遗憾,因为这个原因,我们做了一次大的调整。比如生产部下面有几个生产车间,都归一个部门经理管,部门经理是想看到他的整个部门下面的所有的职位编制情况和缺编情况。但在部门下面设置了车间一级的部门后,部门经理就不能在同一个界面看到车间一级的职位情况了,要点开具体的车间才能看到,这样就不能显示整个生产部的职位架构情况,只能挨个生产车间的看,感觉用起来很不舒服。要想一目了然的看到,那么就在部门经理这个职位下面设置几个车间的主任,比如钣金车间主任、固体柜车间主任等,然后在主任的下面在设置班组长职位,然后在下面设置工人的职位,这样一来,设置的最小部门就是生产部,不是某个生产车间也不是某个生产小组。

点评

同意  发表于 2013/8/28 06:55
 楼主| 发表于 2013/8/27 16:26:50 | 显示全部楼层
本帖最后由 wsj200317 于 2013/9/16 09:47 编辑

   
       五、数据导入。整理数据也是一个漫长的过程,新旧系统的好多字段不同,很难取舍。导入前先熟悉K/3系统的各个字段,看看哪些字段可以启用的,哪些的叫法和原先的系统叫法不太一样但又是同一个意思的。可以说K/3系统的人事信息是很全面的,有很多独立的档案,而且很全面,这是我们旧的系统所没有的。虽然有那么多,但不是每个都能用得上,还得看公司的实际需求,要是都启用了,那整理数据起来还真是个大问题,很多数据是没有现成的,还要挨个收集。人事信息相关的主要档案有:基本信息、任职信息、学历及学位、党员信息、员工家庭关系、员工合同表、项目经验表、任职历史、奖惩记录、员工技能信息等。实施初期阶段主要还是导入员工基本信息,后续的再根据实际使用情况和信息的整理情况逐个导入。员工基本信息在系统中存在于两个表中,分别是【员工基本信息】和【员工基本信息附表】。有些想用的信息在系统中没有对应的字段的可以通过自定义字段实现,可利用客户端精益版来进行自定义,在【基础数据管理】->【数据字典】中定义,自定义的字段只能在【员工基本信息附表】中增加,【员工基本信息】表是不能修改的。自定义字段还是比较灵活的,可以定义无数个字段,而且各种类型的都可以,还可以关联到系统的其它表,实现下拉选择。字段的设计还是要慎之又慎,不要设置冗余的字段,经人事部经理批准后才能增加,确保增加每个字段都用得上。我们开始处理得不好,随意的增加,旧系统有的新系统没有的就补上去了,最后意义不大,还增加了维护的工作量;有的是和新系统相近甚至意思相同但叫法不同的字段,甚至到后来用新增的字段做了不少报表,结果发现K/3系统自带的比新增的好用多,回过头来又得重新修改报表。最典型的一个是“离职日期”,旧系统的叫法是“离职时间”,因为要导入系统上线前所有离职的员工信息,但在【在职管理】看不到这个字段,当时没考虑到在做离职管理的时候有个“离职时间”,这个也是因为对系统的不熟导致的。在数据导入前先使用管理员账号登陆系统设置系统参数中的【职员管理】,对各个基础参数进行设置,我们这里大都使用系统的默认值。基础数据的导入还是使用客户端精益版来进行。在【数据交换管理】->【基础数据导入】这支程序中进行。关于表样的问题,可以通过【基础数据导出】导出模板。管理已经离职人员的数据的导入问题,我们是年初开始实施的,凡是实施这年之前离职的,离职人员的管理部门不再挂靠在原来离职的部门下面,而是新建一个特殊的离职部门,把所有的离职人员都导入到这个部门中。所有的人事信息规格档案都可以从这里导入。在系统实施之初有点小插曲,开始接手的乙方顾问对系统视乎不是很熟悉,进展缓慢有时连着几天没有任何进展,来了就研究系统。折腾了一个多月,人事基础信息都还没搞明白。恰逢过年,年后换了个新的顾问,也加派了两个下手,一看就是新人,来学习的,好在还能帮着干点活。年后组织架构又开始大调整了,职位和职位分类属性也重新调整了。因为公司各个事业部都是独立招聘员工的,虽然公司有规范的职位名称叫法,但到了事业部就没那么严格的执行了,导致同一种工作性质在不同的事业部有不同的叫法。这次调整严格控制职位名称,全部归到公司总部来确定,严格控制职位的增加。这次建立了正式帐套,在测试库各项基础数据的设立没有问题后,就转到正式帐套。这次还对在职管理的界面做了大的调整,重新编排了各个字段的顺序。在【员工详细信息】这个页面有三部分,第一部分是系统固定的,不能调整的;第二部门是【员工基本信息表】的内容,第三部门是【员工基本信息附表】的内容,各个字段的显示顺序可以调整,在“客户端精益版”的数据字典中调整,调整顺序号就行,这里有个小建议,在调顺序的时候多留几个空,以便后续有新增的字段要插入的好处理,必须需要编为1379……。【在职管理】下面的各个明细档的链接顺序也是可以调整的,同样是在“客户端精益版”的数据字典中调整,调整各个文档的顺序就行。每天都有员工入离职,所有的这些操作就直接在正式库处理了。在新的系统没有正式上线之前,旧系统还在继续维护,增加工作量是在所难免的。新系统使用之初抱怨也不少,毕竟和旧系统区别太大,旧系统简单,维护量少,而且操作员比较熟悉。好在实施初期阶段新系统只有人力资源部的人员来使用,尽管有些怨言,但想到新系统强大的功能,以及系统信息完善后的各种期待,他们表现还是比较积极的,很是配合,天天都加班,热情还是很高的。
 楼主| 发表于 2013/9/16 11:54:59 | 显示全部楼层
      六、工作流的编制。完成人事基础数据的导入和调整,时间已经进入3月中旬。接下来进入工作流的编制阶段,这个阶段需要设置的工作流主要是为了配合人事管理。有以下这些工作流:辞退职员审批、录用审批、人力规划审批、新职员转正审批、职员辞职审批、职员内部异动审批等,此外还自定义工作流:接收应届毕业生进京审批、人才引进审批等。人事事物处理相关的工作流还有很多,比如临时用工审批、入职手续流程、借调调出审批、借调调回审批,这些我们都没有设置使用。总的来说,不是所有流程都能够用得上,还得根据企业的实际情况来使用。在使用K/3之前,我们人事事物的审批也是通过工作流来完成的,之前使用的工作流深神州数码的easyflow,由于两个系统的工作流设置上有很大的差别,造成了我们实施新系统的时候老是以旧系统的设置思维去思考问题,这带来了很多理解上的障碍,开始感觉新系统工作流很多的不足和不可理喻,设置起来也不方便。首先是审核关卡的问题,也就是说流程要经过几关审批才能结束。Easyflow可以通过设置审核权限表,系统会根据上下级层级的长短自动调整审批的关数,比如设置到总监级,那么不管是班长还是主管或者是经理提交申请,流程都会一级级的往上流转审批,直到总监审批结束。而金碟系统就没那么智能,要预先设置好流程的长短,考虑到各种情况,最后还需要流程提交者或者是审批者在提交或审批流程的时候选择对应的流程。比如请假单,因为职级的长短不一,要设置好多流程,提交的时候需要员工选择相对应的流程,当员工不是很清楚或者大意的时候就会选错流程,曾经有过多次,一个普通的员工请假单居然走到了董事长那里去了。转正审批流程,因为需要人力资源部的培训考核人员打分,为了避免员工的选择错误,就安排选择流程的关卡在培训考核员这里,这就得需要他很清楚这个员工有几层上级,在他打完分以后选择相应的流程。以上这些在金蝶系统中讲的是一个流程里面设置多条流程线,还有另一种处理方式是添加多条流程,这种好处是不需要用户去选择流程,避免选错,不好的地方时设置起来比较麻烦,授权也很麻烦,稍微有点变动就得重新授权,这到实际使用的时候就特别明显,由于职位层级的变动而造成审批的关卡不同,需要重新授权别的流程,再者就是对于需要自定义表单的流程,还需要重新设这表单。在设置流程的时候有很多细节问题,有好多不可思议的事,有机会接触的话慢慢体会吧,感觉需要优化的地方还真的很多。由于这样那样的问题,最后好多流程都放弃不用了,现在再使用的流程只有八九个了。录用、转正、加班、请假、调动、定薪、调薪、还有一个自定义的考核打分流程。在流程的设置上花了很多的时间,一是对流程的设置不熟,顾问也是边实施边学习,而是公司的组织架构太复杂,有一人兼多职的,还不想重复审批,还有就是各个系统,各个部门的职位层级不一,比如有的部门有主管、副经理、经理;有的部门一般职员的直接上级就是总监;还有的直接上级是总经理的;有的主管下面还有班组长,班组长到车间员工之间还有个调度员;不同的事业部岗位结构还不太一样。在使用过程中流程的改动也是常有的是,比如某个部门原先没有副经理这个岗位的,突然有一天,一个主管被提拔为副经理了,那么又得重新设置流程或者重新授权。为了给使用者一个好的体验,好的印象,每个流程在使用之前都要经过反复的测试,避免在使用过程中出现差错,特别是涉及到保密数据的流程,如果做得不好,就会遭到很多的排斥,最总影响系统的使用。即便以上说的这些都准备得妥妥当当了,在使用过程中还是有很多的情况,浏览器插件安装的问题、浏览器版本的问题等,在提交后系统发生阻塞的问题等,很多无法意料的情况。
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