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[已结帖][分享知识 原创连载]SAP Business One在货代行业的应用,以自己的实际项目...

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发表于 2013/7/11 08:28:27 | 显示全部楼层 |阅读模式

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背景介绍:
我之前所在的一家国际货运代理公司,据说是货代行业内第一家使用SAP B1的公司,因为货代行业的公司一般比较小,大部分是夫妻店、个体户,对信息化基本上不重视,大部分都使用专业的货代系统或者定制开发,很少在通用型ERP上进行实施。

百度百科上对【国际货运代理】的定义如下:
国际货运代理(International freight forwarding agent)是指国际货运代理组织接受进出口货物收货人、发货人的委托,以委托人或自己的名义,为委托人办理国际货物运输及相关业务,并收取劳务报酬的经济活动。

而货代公司又分为一级、二级、三级,下一级货代以挂靠上一级货代的形式承揽货代业务,发货人的货物有可能通过层层转交才到达最终的承运公司手中。

货代的业务通常又分为空运代理、海运代理和快递代理,因为快递代理需要的资金最少,入门门槛最低,所以快递代理的公司也就最多。我之前所在的公司也就是以国际快递代理业务为主的。

目前能够做到覆盖全球的国际快递只有四大巨头DHL\UPS\TNT\FedEx,外加中国邮政EMS,其他的只到某几个国家或地区的,则是各种各样的专线,例如日本专线、韩国专线、澳洲专线、中东专线。

代理的利润主要来源于三部分,一部分是发货人支付运费给货代,然后货代支付运费给快递公司,赚取其中的差价,称为【预付】;一部分是收货人支付运费给快递公司,然后快递公司返还佣金给货代称为【到付】;还有一部分是货代公司支付运费给快递公司,然后收货人支付给快递公司运费,快递公司把运费返还给货代,称为【差额到付】。

业务的背景基本介绍到这里,接下来会讲一下SAP Business One如何支持货代公司的业务流程。

一、主数据
SAP B1的主数据主要有两个半:业务伙伴主数据和物料主数据,还有半个是员工主数据,因为SAP B1的人力资源模块很简单,员工主数据的作用主要是定义客户对应的销售员。
业务伙伴分为三种类型:潜在客户、客户和供应商,业务员在开发新客户的时候,会先将客户资料录入为潜在客户,正式合作的时候,经过经理审批,再转换为正式客户,后期的时候,将这个流程通过二次开发做了一个B/S架构的CRM系统。
业务伙伴中的关键字段有地址、付款条款、价格清单、控制科目等,通过价格清单的关联,可以将客户报价保存在系统中,并在客户发货时根据价格清单自动计算销售金额。对于供应商的报价,也是通过价格清单的功能保存在系统中。业务伙伴和价格清单的关系通常是一对多的关系,一个业务伙伴有多份报价。
SAP B1中的业务伙伴是没有分公司之间的权限管理的,我们采用的方法是业务伙伴的前两位代码是分公司代码,然后通过二次开发来控制。

货代公司提供的是服务,并不存在通常意义上的物料,使用物料主数据的目的主要是为了价格清单服务。
国际快递的价格,有四个组成因素:国家-分区、重量、渠道、供应商。
渠道就是四大快递(DHL\UPS\TNT\FED加上)其他的专线(ACS/COE/KLX/……),都是用三位字母编码;
每个渠道在将全球分成多个区域,例如西欧一区、西欧二区、中东区、非洲区等等,用两位数字编码,01/02/03……;
重量分为两种,一种是按首续重计算(例如首0.5KG 100元,续0.5KG 20元,4.5KG的价格就是100+20 * 8 = 260,和国内快递的计算方式类似),一种则是按等级计算(例如21-30KG每KG25元,31-50KG20元,等等),重量的编码则是 W0.5, W1.0, W1.5和W21-30, W31-50, W51-70两种。
不同供应商的价格,对应着不同的价格清单,其他的三个因素则是在物料编码上体现,例如DHL-01-W0.5这个编码对应的就是DHL渠道01分区0.5KG。

物料编码中体现的是分区,而实际的目的地是国家,所以通过B1的自定义表,将分区和国家关联起来,例如01区包括英国、法国、德国、比利时等,02区包括美国、加拿大、墨西哥等。

物料中的价格是一个基础价格,实际的价格往往还有燃油附加费、偏远附加费等等,这些也是通过B1的自定义表来设置。

二、业务流程
货代公司的主要业务有三种类型:预付、到付、差额到付,在前面的背景中已经介绍过。
预付的收货流程是在【销售-应收模块】中实现的,先录入【销售订单】,销售订单确认后生成【应收发票】,客户付款后录入【收款】,核销应收发票。发货流程则是通过【采购-应付】模块的【采购订单】实现,因为SAP B1并没有从【销售订单】产生【采购订单】的功能,所以采用录入【采购订单】,然后采用SHIFT+F2自定义查询的时候,调入【销售订单】的数据。然后从【采购订单】生成【应付发票】,付款给供应商后录入【付款】,核销应付发票。
1.jpg
到付的收货流程同样是录入【销售订单】,到付是不需要客户支付的,不需要生成【应收发票】。到付也不需要向供应商支付,所以到付的发货流程是通过【采购-应付】模块的【退货】来实现,通过【退货】来生成【应付贷项凭证】,然后通过向供应商【收款】来核销【应付贷项凭证】。
2.jpg
差额到付和到付的流程类似,不同的是多了一个【采购订单】,通过【采购订单】生成【应付发票】,同时通过【退货】生成【应付贷项凭证】。
3.jpg
写到这里,大家会发现这个流程其实并不是真正的业务流程,而只是为了实现财务核算,通过一些业务单据中转,来实现生成财务凭证的目的。

点评

很有价值;宝贵的总结;很有价值;宝贵的总结;很有价值;宝贵的总结;  发表于 2013/8/14 06:40
Mark Oaksoft 12:59:29 SAP B1财务业务的集成比较好,但是财务模块的操作不是很符合国情,另外实时过账这种方式,国内的企业也不太适应  发表于 2013/7/22 12:56
已经看完了,期待后文,期待后文!!!  发表于 2013/7/12 06:40

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纵横四海 + 200 很给力! 一次性给你给够;

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本帖被以下淘专辑推荐:

发表于 2013/7/11 09:01:37 | 显示全部楼层
个人简介:甲方实施人员,做过5年SAP Business One运维和二次开发,2年Oracle EBS R12财务模块实施,现在在湖南某电容式触摸屏生产工厂。
连载主题:SAP Bussiness One使用
发布计划:7月15号            
更新周期:1周/2周

纵横四海点评:@Oaksoft  同学的经历比较丰富,应该说是横跨SAP(一般指SAP R3,而非SAP Business One)和Oracle ERP,实属少见;他善于分享,我们2分钟就敲定了话题,并欣然报名;SAP Business One是SAP面向中小企业的产品,对于中型企业具有优势;@Oaksoft 同学将以其自身的体验来介绍SAP Business one在行业中的应用,相信视角和厂商的白皮书是不一样的;会更亲切,就像讲故事一样;
发表于 2013/7/11 13:43:02 | 显示全部楼层
一看就是在蓝思科技啊

点评

天机不可泄露;  发表于 2013/7/12 06:40
内行啊;  发表于 2013/7/11 14:11
内行啊;  发表于 2013/7/11 14:11
 楼主| 发表于 2013/7/12 11:44:53 | 显示全部楼层
bridge243 发表于 2013/7/11 13:43
一看就是在蓝思科技啊

猜错了,不是蓝思,是一家做电容屏的小公司,新鼎盛电子科技有限公司。
发表于 2013/7/13 15:15:54 | 显示全部楼层
货代行业方案我记得奥维奥公司专门以一个大公司为原型开发了一套

点评

我也会邀请奥维奥公司的顾问上来写原创连载的;  发表于 2013/7/13 15:32
发表于 2013/7/16 15:17:54 | 显示全部楼层
做了这么多年港口进出口物流,第一次看到SAP弄货代,学习了
发表于 2013/7/17 14:46:07 | 显示全部楼层
在奥维奥之前深圳有一家货代公司就上了SAP Business One,而且利用SDK开发工具做了很多行业应用,不知楼主当时是否就是从那家公司出来的?
 楼主| 发表于 2013/7/22 12:45:20 | 显示全部楼层

<第2篇>2013-7-22更新

既然是财务核算的流程,那还是讲一下财务的设置好了。
货代公司有很多站点(分公司),类似于零售行业的门店,资产和负债都是老板一个人的,而利润则是采取分红的方式,和分公司经理(类似于门店的店长)分摊。所以站点(分公司)需要出独立的损益表,集团出一个合并的资产负债表就可以了。

【科目表】的【损益类】科目中,在主营业务收入5101下每个分公司建立一个明细科目,510101、510102……,主营业务成本5401下每个分公司也建立一个明细科目,540101、540102……,营业费用5501下每个分公司家里一个明细科目,550101、550102……,其他的损益类科目也照葫芦画瓢。最后两位均为分公司代码。
12.jpg
为了管理每个分公司的应收账款,所以【资产类】科目中,应收账款1131下每个分公司也建立一个明细科目,113101、113102,最后两位均为分公司代码。
13.jpg

这样,在【财务报表模板】中,为每个分公司建立一个损益表模板,定义对应的科目就可以了。
14.jpg

为了能够在录入凭证的时候,能够根据不同分公司的客户,生成的分录对应不同的科目,所以在【业务伙伴主数据】的【控制科目】中,不同的分公司的客户,设置不同的【应收账款】的科目。通过SAP B1的【格式化搜索】,可以很容易实现科目设置的自动化。
15.jpg

在录入应收发票的时候,借方来源于业务伙伴的控制科目,贷方本来是来源于【总账科目确认】中的【销售贷方科目】,但是为了分公司独立核算,所以通过万能的【格式化搜索】,将行信息中的【总账科目】更新为分公司对应的收入科目。
16.jpg

这样,应收发票生成的分录如下:
应收账款1131XX        DR        100.00
主营业务收入5101XX        CR        100.00

【收款】时,各分公司对自己的客户自行进行收款,选择对应的现金或者银行存款账户。
17.jpg
生成的分录如下:
现金/银存       DR        100.00
应收账款1131XX       CR        100.00

应付发票的设置类似,这里不再详述。应付发票生成的分录如下:
主营业务成本5401        DR        100.00
应付账款2121        CR        100.00

【付款款】时,由集团统一付款,选择对应的现金或者银行存款账户,生成的分录如下:
应付账款2121        DR        100.00
现金/银存      CR        100.00

【到付】的收入是由供应商返还的,所以采用【应付贷项凭证】,生成的分录如下:
主营业务成本5401        DR        -100.00
应付账款2121        CR        -100.00

快递/物流/货代公司虽然存在收发货过程,但是和制造业的收发货是反过来的,制造业是根据【销售订单】生成【交(发)货单据】,【采购订单】生成【收货采购订单】,而物流则是【收货】然后产生对应的【销售订单】,【发货】然后产生对应的【采购订单】,所以在SAP B1中只能实现信息流和资金流的管理,不能实现【物流】的管理,【物流】的管理,更多的还是通过业务系统来进行。



发表于 2013/7/22 13:08:34 | 显示全部楼层
看了第一篇,请问销售订单到采购订单之间是需要开发吧?
因为对内的物料和对外销售订单的物料是不一致的;期待楼主对这一块给说明一下;
楼主的连载行云流水,写得不错,吃完饭,看帖是一种享受;


 楼主| 发表于 2013/7/29 14:47:31 | 显示全部楼层
本帖最后由 Oaksoft 于 2013/7/29 15:35 编辑

<第3篇>2013-7-29更新

财务流程基本讲完了,只能讲讲货物流程了。
货物的简化流程如图
QQ图片20130729144819.jpg

货物由外务员(收件员)从客户手中收取,然后在分公司的仓库中包装,准备商业发票、装箱单、报关单等单据,并且在系统中录入销售订单,全部完成后,从系统中导出一份【交接清单】(使用SAP B1的【用户查询】功能实现);与此同时,总部的分拨中心可以在系统中查看【到件预报】(同样使用SAP B1的【用户查询】功能实现)。

然后货物通过公司的干线车辆从分公司运送到分拨中心,分工中心使用条码扫描枪对运单进行扫描,并更新【销售订单】中的【到件状态】。

扫描完成后,在系统中查看【到件清单】(还是SAP B1万能的【用户查询】实现的),并且导出EXCEL进行打印,随货物一起,交货给供应商(上级货代、航空公司、DHL/UPS等)。
11.jpg

货代公司的实际业务并不复杂,所以用SAP B1的用户查询功能基本可以实现,但是界面的友好程度就很差,实际使用的时候,操作人员并不太适应,所以后期这些自定义查询都换成开发一套外挂系统的方式来实现。

货代公司的所有服务都是都是通过向供应商“采购”而来的,所以从销售订单到采购订单的这个流程,跟制造业的MRP运算类似,上线初期实施公司采用把运算逻辑都写在格式化查询中,必须一笔一笔地从销售订单生成采购订单,操作人员的工作量很大。后面也采用外挂系统,实现了批量从销售订单生成采购订单。
12.jpg

货代公司还有一些附加的流程,例如客户开发流程(潜在客户->正式客户)、下单流程、客服流程等,这些后面都是在外挂系统中实现的,只是使用了SAP B1的基础数据,和SAP B1并没有多少关联了,有机会的话,可以在另外一个故事中讲讲。

点评

So Great! 今天打你电话没通;  发表于 2013/8/4 16:00
 楼主| 发表于 2013/8/5 14:29:05 | 显示全部楼层
本帖最后由 Oaksoft 于 2013/8/5 15:40 编辑

<第4篇>总结篇 2013-8-5更新

我之前所在的公司06年开始实施SAP Business One 2005b,从2007年9月上线,2010年11月开始实施Oracle EBS R12,2011年4月EBS上线后停止使用,支撑了公司差不多5年的运营,在系统最成熟最稳定的时候划上了一个终止符。而我自己,也从2007年7月进入公司接手上线的SAP B1,到2012年8月EBS基本稳定后离开公司,走过了30岁前的青春。

总的来说,SAP B1还是很适合作为一家中小型货代企业作为基础ERP系统的。
1.它有着完整的主数据,各个物流模块(采购和收货,营销、销售和发货,仓库管理,生产,服务)共享使用这些主数据;不要觉得这很自然,EBS没有主数据的概念,物料是在INV模块中定义的,供应商是在AP模块中定义的,客户是在AR模块中定义的。而不是采取主数据有专门的定义与管理应用功能,作为“服务”提供给相关应用模块调用。
11.jpg

2.所有物流模块都具有财务控制功能,简单地说就是实时过账,销售生成应收发票、采购生成应付发票时,总账模块同时生成了对应的会计分录,更新了对应的业务伙伴余额和科目余额,并且提供了完善的追溯功能。

3.它将销售、营销、客户、财务和运营方面的所有业务功能简化集成到一个系统中,实现了财务业务一体化,相比之下,后期使用EBS时,EBS仅仅作为财务模块使用,业务系统仅仅通过数据接口向EBS传输数据,造成财务业务分离。
12.jpg
4.它提供强大的开发接口,有着统一的数据接口,所有的凭证使用Documents和DocumnetsLines对象统一生成,而使用EBS时,AR/AP有着不同的数据结构、不同的业务流程,不同的数据接口,对中小企业薄弱的IT团队来说简直是噩梦。

5.它的所有报表可以很方便地导出为EXCEL文件,而不是EBS那种PL/SQL生成的没有分隔符的TXT数据。

6.它使用Windows平台和MS SQL Server数据库,对中小企业来说,安装维护简单。这个也不是玩笑,刚开始使用EBS的时候,每次在Linux下去备份那个几百G的系统都是一次挑战。

7.说说SAP B1的缺点,SAP B1的总账功能对于中小企业来说功能太过于简陋,界面也没有金蝶用友那么友好,报表格式也不是太符合国内财务人员的习惯,实时过账的方式,对于财务操作人员来说也不太容易接受。

8.这里说的SAP B1适合作为中小货代企业的【基础ERP系统】,但是SAP B1并不太适合作为中小货代企业的业务系统,操作简便、界面友好、符合国人习惯,这些特点SAP B1都是不太满足的。基于SAP B1去开发符合中小货代企业流程的业务系统,才是一个比较好的解决方案。

差不多写完了,以后如果有想起来要加的,再写一个番外篇吧。

附图:基于SAP B1开发的业务系统
13.jpg
【完】

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